Зачем бизнесу нужен кадровый электронный документооборот

Возможность работать вне офиса — уже не просто преимущество работодателя, а одно из основных требований сотрудников: согласно проводимым опросам, 58% сотрудников хотели бы работать в 2023 г. в гибридном формате. Для бизнеса это тоже выгодно: например, дистанционный формат позволяет нанимать лучших специалистов из любых регионов, расширяя воронку найма.

Но организация гибридного режима работы требует внедрения различных ИТ-решений для взаимодействия сотрудников с бэк-офисом и между собой. Продолжать работать в «аналоговом» формате становится невозможно. 65% компаний уже автоматизируют те или иные HR-процессы, показало исследование hh.ru. Чаще всего речь идет о расчете зарплат, премий и бонусов (44%), подборе персонала (38%), кадровом планировании и учете (37%). У 26% работодателей автоматизированы обучение и развитие, у 24% — внутренние коммуникации. Однако больше трети компаний все еще не используют решения для оцифровки HR-процессов.

Одним из наиболее востребованных направлений для цифровизации в 2023 году станет внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО). Такие платформы позволяют удаленно подписывать HR-документы — от трудового договора и заявления на отпуск до различных локальных нормативных актов.

Закон, разрешающий вести кадровое делопроизводство только онлайн, был принят в конце 2021 г. Сейчас не более 10% крупных и средних компаний перешли на КЭДО, но, по нашим прогнозам, их число вырастет в несколько раз в течение ближайших двух лет.

Для этого есть несколько причин. Во-первых, распространение гибридного формата работы привело к усложнению кадрового делопроизводства. Для подписания документов нужно приезжать в офис или привлекать службы доставки. В среднем каждый сотрудник подписывает 20–30 документов в год. Затраты на печать, доставку и хранение документов могут исчисляться миллионами рублей. Кроме того, бумажный документооборот с удаленными сотрудниками может затянуться. Например, внедрение КЭДО одной из федеральных сети аптек снизило сроки выдачи справки 2-НДФЛ с двух недель до нескольких минут. При традиционном подходе многонедельные задержки в подписании и выдаче документов чреваты нарушением сроков подписания и штрафами. Перевод HR-документов в «цифру» позволяет избежать лишних расходов.

Во-вторых, удобные внутренние процессы становятся значимым преимуществом работодателя, а для некоторых сфер, например ИТ, могут играть решающую роль. Внедрение КЭДО — наиболее простой способ «прокачать» Employee Experience (опыт сотрудников), то есть впечатления, которые получают люди при взаимодействии с компанией-работодателем. По нашим исследованиям, в компаниях с внедренным КЭДО индекс удовлетворенности (NPS) достигает 91%.

В-третьих, на рынке появились зрелые платформы, позволяющие отразить сложные схемы подписания документов и кастомизировать решение под процессы, принятые в компании. Это стимулирует крупный бизнес переходить на КЭДО. Однако большинство сервисов, доступных сегодня на рынке, – это коробочные решения, выпускающие электронные подписи и помогающие оцифровать простые пути подписания документов.

Кроме этого, в 2023 г. продолжат распространяться технологии для удаленного подбора и найма персонала. Внимание будут уделять развитию внутренних связей внутри команд – например, с помощью совершенствования корпоративного портала. На первый план выйдет организация удобного взаимодействия с бэк-офисом: расширяется перечень доступных сервисов самообслуживания, с помощью которых сотрудники могут за несколько минут оставлять запросы в службы поддержки, получать различные выписки и документы.

Компании продолжают нанимать сотрудников, помогают им адаптироваться и развиваться, стараются удержать ценных специалистов и стимулируют вовлеченность. Гибридный формат работы увеличил количество узких мест внутри этих процессов. Их можно преодолеть только с помощью цифровизации.

Мнение автора может не совпадать с позицией редакции.