В связи с нововведениями в законодательстве компании могут действовать по одному из трех сценариев
С 1 сентября в России вступят в силу поправки к федеральному закону «О транспортно-экспедиционной деятельности», которые делают обязательным использование электронного документооборота (ЭДО) в сфере грузоперевозок. Необходимость использования ЭДО распространяется на всех участников цепочки перевозок, в том числе грузоотправителей и грузополучателей. Важно подчеркнуть, что изменения коснутся всех отраслей – автомобильного, железнодорожного и авиационного транспорта.
Какие документы переходят в электронный формат?
Главное нововведение для клиентов транспортных компаний заключается в том, что с начала осени им будет необходимо заполнять перевозочную документацию не вручную, а в электронном виде с использованием электронной подписи и машиночитаемой доверенности. В частности, становится обязательной электронная заказ-заявка (ЭЗЗ), это первичный документ, где грузоотправитель указывает свои требования к перевозке, включая условия и сроки. Электронная подпись грузоотправителя требуется и в электронной транспортной накладной (ЭТрН), главном документе, который сопровождает груз на всех этапах. В нем фигурирует информация о заключенном договоре перевозки, который также с 1 сентября заключается в ЭДО. В ЭТрН требуются подписи всех участников процесса: перевозчика, грузоотправителя и грузополучателя.
Исключения, допускающие использование бумажных документов, есть. Например, бумажный формат сохраняется при: перевозках на территориях с особым правовым режимом, участии в транспортировке иностранного физического или юридического лица, или перевозках для личных нужд физических лиц. Полный перечень закреплен в приказе Министерства транспорта, однако в подавляющем большинстве случаев от грузоотправителей и грузополучателей требуется работа в ЭДО.
Как действовать бизнесу: 3 возможных пути
В связи с нововведениями в законодательстве компании могут действовать по одному из трех сценариев. Первый — продолжить работать по привычной схеме. Но это не избавит от необходимости перехода: в дальнейшем компания столкнётся с рисками, о которых мы говорили выше, а также может потратить значительно больше ресурсов на экстренную перестройку процессов.
Второй — перейти на ЭДО самостоятельно. Для начала компании необходимо определить свои потребности в грузоперевозках и виды услуг: выделенный транспорт, сборные грузы, дистрибутивная логистика. От этого будет зависеть формат ЭДО: электронные перевозочные документы (ЭТрН и эЗаявка) или электронные экспедиторские документы (поручение и расписка). Затем нужно разобрать логистические схемы, определить свою роль в них и роли партнеров. Следующий шаг — выбрать надежного партнера в логистике, который поможет разобраться во всех изменениях и, возможно, поделится своими техническими решениями, а также оператора ЭДО для взаимодействия с ГИС ЭПД. Далее — техническая часть перехода. Важно проверить, не подпадает ли компания в список исключений. Если нет, то назначить ответственного за формирование и подписание электронных документов, получить для него ЭЦП и настроить машиночитаемую доверенность (МЧД). После этого необходимо подключиться к сервису ЭПД в личном кабинете оператора ЭДО и при необходимости настроить роуминг, убедиться, что все партнеры готовы к работе в системе, и обменяться с ними УИДами (ФНС ID). Завершающий этап — адаптировать договоры с контрагентами к особенностям работы с электронными перевозочными и экспедиторскими документами: например, прописать ответственность за несвоевременное подписание документов или некорректное предоставление данных.
Существует и третий вариант — переход на ЭДО с помощью сторонней компании, которая переведет в электронный формат все процессы, связанные с отправкой и получением грузов. Например, у нас на все время переходного периода до 1 марта 2027 года работает бесплатный сервис, в рамках которого компания по доверенности от клиента берет на себя подключение к ЭДО, оформление и подписание электронных документов. Это позволяет клиенту не только сэкономить, так как все расходы логистический оператор берет на себя, но и спокойно разобраться с новым форматом и получить дополнительное время на подготовку — при этом данный сервис можно в любой момент отключить. В первую очередь за подобными сервисами обращаются заказчики, для которых логистика — часть операционных процессов, а не основной вид деятельности. Например, это производственные предприятия, осуществляющие отправку своей продукции клиентам через транспортные компании.
Опыт крупных логистических компаний показывает, что переход на ЭДО уже стал частью повседневной работы отрасли. Отказ от бумаги не только выпрямляет рабочие процессы, но и снижает нагрузку на окружающую среду.
В целом, ЭДО делает взаимодействие всех участников логистической цепочки прозрачнее и снижает риски, связанные с человеческим фактором. При этом переход на электронные перевозочные документы — не только требование законодательства, но и часть более масштабной цифровизации отрасли и экономики в целом. Цифровые данные о движении грузов необходимы государству для планирования крупных инфраструктурных проектов и обеспечения безопасности, а в перспективе ЭДО станет одной из основ для дальнейшей автоматизации и развития, в том числе беспилотных перевозок. Поэтому компаниям важно подходить к переходу системно и заранее выстраивать цифровые процессы, которые смогут развиваться вместе с отраслью и страной.
Мнение автора может не совпадать с позицией редакции.